Đơn vị cần chuẩn bị những gì khi có đoàn kiểm toán độc lập
Rất nhiều các bạn kế toán thường có câu hỏi này sau khi nhận được kế hoạch kiểm toán do đơn vị kiểm toán gửi. Kế hoạch kiểm toán thường do Công ty kiểm toán thống nhất với Ban Giám đốc đơn vị hoặc Ban Giám đốc của Tập đoàn/Công ty mẹ. Thông thường, cùng với kế hoạch kiểm toán thì đơn vị kiểm toán thường gửi kèm một danh sách các tài liệu cần đơn vị chuẩn bị trước như: các báo cáo tài chính, sổ kế toán tổng hợp các tài khoản, sổ chi tiết các tài khoản, tổng hợp số dư theo đối tượng của một số tài khoản công nợ, các chứng từ kế toán, sổ phụ ngân hàng, các biên bản họp hội đồng thành viên/ hội đồng quản trị hoặc Ban Giám đốc.. Nếu như chưa nhận được các danh sách tài liệu cần chuẩn bị trước, Quý vị cần liên hệ với kiểm toán viên để yêu cầu họ gửi trước.
Phối hợp với kiểm toán viên trong quá trình làm việc
Việc phối hợp với các kiểm toán viên trong quá trình làm việc cũng tương tự như việc phối hợp với bất cứ các đoàn kiểm tra bên ngoài nào như thanh tra, thuế.. Việc phối hợp trong quá trình làm việc bao gồm việc cung cấp tài liệu, chứng từ cũng như giải trình các vấn đề chưa rõ ràng để kiểm toán viên có thể xác định được bản chất vấn đề. Do đặc thù của kiểm toán độc lập bên ngoài, công việc kiểm toán thường chi tiết và bao trùm nhiều vấn đề hơn so với các đoàn thanh/kiểm tra khác. Do đó, một cuộc kiểm toán độc lập thường kéo dài ít nhất 1 tuần hoặc trong một số trường hợp đặc biệt có thể kéo dài đến vài tháng. Vì vậy, để thuận tiện cho công việc của cả đơn vị kiểm toán và đơn vị được kiểm toán thì Quý vị cần thống nhất cách thức làm việc với kiểm toán viên như: thời gian cung cấp số liệu, thời gian cung cấp giải trình, thời gian bàn giao.. tránh ảnh hưởng đến công việc kế toán thường nhật của Quý vị.
Bên cạnh việc kiểm tra chi tiết các chứng từ, do đặc thù của công việc kiểm toán độc lập, các kiểm toán viên sẽ thực hiện một số thủ tục kiểm toán khác mà đơn vị được kiểm toán được yêu cầu phối hợp như:
Quan sát kiểm kê tài sản
Việc kiểm kê tài sản như kiểm kê tiền mặt, kiểm kê hàng tồn kho, kiểm kê tài sản cố định.. tại thời điểm cuối năm lập Báo cáo tài chính là trách nhiệm của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, theo yêu cầu của Chuẩn mực kiểm toán, các kiểm toán viên được yêu cầu phải thực hiện một số thủ tục quan sát việc kiểm kê của doanh nghiệp. Việc quan sát kiểm kê tài sản sẽ có sự tham gia của một hoặc nhiều kiểm toán viên được thực hiện cùng với việc kiểm kê tài sản của đơn vị. Các kiểm toán viên sẽ đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị, chọn mẫu một số tài sản mà đơn vị đã kiểm đếm để thực hiện đếm lại, đánh giá tính hiện hữu của tài sản cũng như tình trạng của các tài sản tại thời điểm cuối năm.
Tuy nhiên, thủ tục này hiện nay đang được một số doanh nghiệp hiểu nhầm là kiểm toán viên sẽ thực hiện đếm cùng với đơn vị hay một số doanh nghiệp “đợi” khi nào kiểm toán viên chọn đếm tại đâu thì sẽ thực hiện đếm tại đó. Quý vị cần hiểu đúng là doanh nghiệp chủ động thực hiện việc kiểm kê tài sản vì đây là quy định về kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp, kiểm toán viên phối hợp tham gia quan sát để thu thập bằng chứng kiểm toán mà thôi.
Gửi thư xác nhận ra bên ngoài
Gửi thư xác nhận cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp cũng là một thủ tục kiểm toán thường được các kiểm toán viên thực hiện để thu thập bằng chứng kiểm toán. Các thư xác nhận thường được gửi cho các ngân hàng, các đối tượng công nợ, các đơn vị đầu tư, các chủ sở hữu.. với nội dung yêu cầu các đơn vị bên ngoài xác nhận số dư hoặc số tiền của giao dịch nào đó do đơn vị đang ghi nhận có khớp với số liệu từ bên ngoài cung cấp hay không. Các thư xác nhận thường sẽ do đơn vị ký xác nhận nhưng sẽ do kiểm toán viên gửi. Trong các thư xác nhận này sẽ yêu cầu các đối tượng bên ngoài phản hồi trực tiếp cho kiểm toán viên thay vì thông qua đơn vị được kiểm toán để đảm bảo các phản hồi này cung cấp với tính khách quan và độ tin cậy cao.
Các đơn vị kiểm toán sẽ cung cấp danh sách các ngân hàng, đối tượng công nợ, địa chỉ… để kiểm toán viên có thể chuẩn bị các thư xác nhận.
Trên đây là một số công việc thông thường cần chuẩn bị để phối hợp làm việc với kiểm toán độc lập. Chúc Quý vị và các kiểm toán viên của Quý vị có được sự hợp tác và phối hợp làm việc hiệu quả. Nếu Quý vị cần tìm một Công ty kiểm toán để thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính hàng năm của đơn vị mình, Quý vị hãy liên hệ với Công ty Kiểm toán và Tư vấn Kreston (VN) chúng tôi để được hỗ trợ.
